การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
เอกสารนี้อธิบายว่าระบบเก็บข้อมูลส่วนบุคคลอะไรบ้าง ใช้เพื่ออะไร เปิดเผยให้ใคร เก็บไว้นานเท่าใด และท่านมีสิทธิอย่างไร ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
GradKub เป็นระบบสารสนเทศที่สำนักงานหลักสูตรใช้บริหารจัดการข้อมูลการศึกษาของนิสิตระดับบัณฑิตศึกษา ตั้งแต่แรกเข้าจนสำเร็จการศึกษา ครอบคลุมการเรียนรายวิชา การสอบวัดคุณสมบัติ (QE/CE) การสอบวิทยานิพนธ์ทุกขั้น และการสำเร็จการศึกษา
ระบบนี้ใช้ภายในสำนักงานหลักสูตรเป็นหลัก ผู้ที่เข้าใช้งานได้คือเจ้าหน้าที่หลักสูตร ผู้ดูแลหลักสูตร อาจารย์ที่ปรึกษา (ซึ่งเห็นเฉพาะนิสิตในความดูแลของตน) และนิสิตซึ่งเปิดบัญชีเพื่อดูข้อมูลของตนเองได้ ทั้งอาจารย์และนิสิตเห็นข้อมูลได้อย่างเดียว แก้ไขไม่ได้ การบันทึกและแก้ไขข้อมูลทั้งหมดทำโดยเจ้าหน้าที่หลักสูตร
การเปิดบัญชีนิสิตเป็นทางเลือก ไม่ใช่เงื่อนไขของการมีข้อมูลอยู่ในระบบ ระเบียนของนิสิตถูกสร้างและดูแลโดยสำนักงานหลักสูตรอยู่แล้ว ไม่ว่าจะมีการเปิดบัญชีหรือไม่ก็ตาม หากท่านประสงค์จะเปิดบัญชี ขั้นตอนมีดังนี้ สำนักงานหลักสูตรเป็นผู้ออกลิงก์ลงทะเบียนซึ่งมีวันหมดอายุและระบุหลักสูตรไว้ในตัวลิงก์ แล้วส่งให้นิสิตของหลักสูตรนั้น ท่านกรอกรหัสนิสิต อีเมลที่ต้องการใช้เข้าสู่ระบบ และรหัสผ่านที่ตั้งเอง พร้อมยืนยันว่าได้อ่านนโยบายฉบับนี้แล้ว ระบบจะจับคู่รหัสนิสิตที่กรอกกับระเบียนที่มีอยู่แล้วของหลักสูตรนั้น และสร้างบัญชีไว้ในสถานะรอการอนุมัติ ซึ่งยังใช้เข้าสู่ระบบไม่ได้ จากนั้นเจ้าหน้าที่หลักสูตรจะตรวจสอบและอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอ บัญชีจะใช้งานได้ก็ต่อเมื่อได้รับอนุมัติแล้วเท่านั้น
ระบบจัดเก็บข้อมูลต่อไปนี้ โดยแยกตามประเภทของเจ้าของข้อมูล ทั้งนี้ ไม่ใช่ทุกช่องจะมีข้อมูลของทุกคน หลายรายการบันทึกเฉพาะเมื่อเกิดเหตุการณ์นั้นจริง
ระบบไม่ขายข้อมูลของท่าน และไม่ใช้ข้อมูลเพื่อการตลาด ไม่มีเครื่องมือติดตามพฤติกรรมหรือโฆษณาในระบบ อย่างไรก็ตาม การให้บริการจำเป็นต้องส่งข้อมูลบางส่วนไปยังผู้ให้บริการภายนอกดังนี้
หลักสูตรสามารถเปิดหน้าปฏิทินการสอบให้บุคคลทั่วไปเข้าดูได้โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ หากเปิดใช้งาน หน้าดังกล่าวจะแสดง ชื่อ-สกุล ชื่อวิทยานิพนธ์ วันและเวลาสอบ รูปแบบการสอบ สถานที่ และลิงก์เข้าร่วมประชุม (กรณีสอบออนไลน์) แต่จะไม่แสดงผลการสอบ รหัสนิสิต หรือข้อมูลติดต่อ ค่าเริ่มต้นของระบบคือปิดไว้ และต้องเปิดโดยเจตนาเป็นรายหลักสูตรและรายขั้นการสอบ
หน่วยงานจะเก็บรักษาข้อมูลของท่านเป็นระยะเวลา [ระยะเวลาการเก็บรักษา เช่น ตลอดระยะเวลาที่ศึกษาอยู่ และอีก N ปีหลังสำเร็จการศึกษาหรือพ้นสภาพ] หรือตามระยะเวลาที่กฎหมายและระเบียบว่าด้วยการเก็บเอกสารของสถาบันกำหนด แล้วแต่ระยะเวลาใดจะยาวกว่า
คำขอเปิดบัญชีที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติจะไม่ทำให้ท่านเข้าใช้งานระบบได้ และหากเจ้าหน้าที่ปฏิเสธคำขอ บัญชีที่สร้างไว้จะถูกลบออกทั้งหมด โดยระเบียนการศึกษาของนิสิตไม่ได้รับผลกระทบ
ข้อยกเว้นที่ท่านควรทราบ เมื่อมีการลบข้อมูลของท่านออกจากระบบแล้ว ระบบยังคงเก็บ (ก) บันทึกการแก้ไขข้อมูล (audit log) ไว้ถาวรเพื่อการตรวจสอบ โดยได้ลบชื่อและรหัสนิสิตออกจากบันทึกนั้นแล้ว และ (ข) รายการคำขอลบข้อมูลพร้อมผลการพิจารณา เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้ดำเนินการตามคำขอแล้ว
หน่วยงานจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามสมควรแก่ความเสี่ยง ดังนี้
เมื่อเดือนกันยายน พ.ศ. 2569 ระบบได้รับการตรวจสอบความปลอดภัยสองทาง ได้แก่ การตรวจสอบซอร์สโค้ดตามแนวทาง OWASP Top 10 และการสแกนหาช่องโหว่ด้วยเครื่องมือ OWASP ZAP ข้อค้นพบทั้งหมดได้รับการบันทึกไว้และแก้ไขแล้ว ยกเว้นรายการที่บันทึกไว้เป็นความเสี่ยงที่ยอมรับได้พร้อมเหตุผลประกอบ
อย่างไรก็ตาม ไม่มีระบบสารสนเทศใดปลอดภัยโดยสมบูรณ์ การตรวจสอบข้างต้นเป็นการตรวจสอบ ณ ช่วงเวลาหนึ่ง มิใช่การรับประกันว่าระบบปราศจากช่องโหว่ หากเกิดเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล หน่วยงานจะดำเนินการแจ้งเหตุตามที่พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 กำหนด
ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ท่านมีสิทธิดังต่อไปนี้
การใช้สิทธิ ให้ติดต่อสำนักงานหลักสูตรที่ดูแลข้อมูลของท่านตามที่อยู่ในหัวข้อถัดไป สำหรับผู้ที่มีบัญชีใช้งานระบบ สามารถยื่นคำขอลบข้อมูลของตนเองได้จากหน้าบัญชีผู้ใช้ในระบบโดยตรง คำขอจะถูกพิจารณาโดยผู้ดูแลหลักสูตร และการลบออกจากฐานข้อมูลอย่างถาวรสงวนไว้สำหรับผู้ดูแลระบบเท่านั้น
ระบบใช้คุกกี้เท่าที่จำเป็นต่อการเข้าสู่ระบบและการจดจำการตั้งค่าของท่าน รายละเอียดของคุกกี้แต่ละรายการ วัตถุประสงค์ ระยะเวลา และวิธีถอนความยินยอม อยู่ในหน้านโยบายคุกกี้